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SMART WORKING E CORRETTO COMPORTAMENTO DEGLI ADDETTI

L’emergenza sanitaria dovuta al contagio da Coronavirus (Covid-19) ha spinto molte aziende alla messa in atto del cosiddetto lavoro agile (o Smart Working) per i propri lavoratori dipendenti: è facilmente intuibile come la mancata predisposizione di misure di sicurezza idonee si possa tradurre nell’insorgenza di problemi per la sicurezza informatica.

Nessuna legge a livello nazionale spiega quali strumenti informatici devono essere utilizzati per poter effettuare questo tipo di lavoro; inoltre a livello di protezione dei dati personali e di cybersecurity alcuni strumenti sono ritenuti poco sicuri come: utilizzo di servizi cloud gratuiti, applicativi gratuiti di accesso remoto ai dispositivi in azienda, VPN senza credenziali di autenticazione, ecc...

La maggior parte dei datori di lavoro sono stati colti impreparati dalla necessità di implementare il servizio di Smart Working per i propri dipendenti a causa dell’emergenza sanitaria presente al momento nel nostro Paese.

Molte delle problematiche sopracitate possono essere risolte attraverso il corretto utilizzo dei mezzi messi a disposizione dal datore di lavoro. È necessario perciò essere in possesso di uno dei seguenti regolamenti interni: Regolamento informatico, Regolamento sull’utilizzo delle risorse informatiche, Regolamento aziendale o Procedura specifica per l’utilizzo dei mezzi informatici, e via dicendo. Questo per poter richiamare e sottolineare alcune voci a cui i dipendenti devono fare particolare attenzione.

Tra le voci più importanti possiamo trovare: utilizzo dei Login e Password, utilizzo della Posta Elettronica, utilizzo dei PC al di fuori dell’ambito lavorativo, uso di internet e salvataggio dei dati.

LOGIN E PASSWORD

Le credenziali di accesso, ossia ID utente e password:

  • non devono mai essere divulgate;
  • non devono essere conservate in file non protetti (ad esempio, senza password) o luoghi non sicuri;
  • non devono essere inviate via email o altro mezzo di comunicazione;
  • non devono essere salvate in form di compilazione automatica del browser.

Divulgare queste tipologie di dati può essere dannoso per la rete informatica aziendale poiché potrebbe fornire, ad eventuali attaccanti, il modo per accedere a tali sistemi.

UTILIZZO DELLA POSTA ELETTRONICA

Nel precisare che anche la posta elettronica è uno strumento lavorativo si afferma che:

  • Non è consentito utilizzare la posta elettronica per motivi non attinenti alle mansioni assegnate;
  • Non è consentito inviare messaggi di natura oltraggiosa per sesso, lingua, razza, religione, opinione sindacale e appartenenza politica;
  • Non è consentito l’uso dell’indirizzo aziendale (o istituzionale) per la partecipazione a dibattiti, forum, mail-list, ecc.

Si ricorda che nel momento in cui si usa la posta elettronica della società la si rappresenta.

Inoltre, bisogna porre attenzione alle email in arrivo perché queste potrebbero essere email di phishing e/o contenere allegati sospetti. In caso di mail dubbie, è possibile verificare l’indirizzo email del mittente oppure contattare telefonicamente il mittente per verificare la veridicità della stessa.

UTILIZZO DEI PC AL DI FUORI DELL’AMBITO LAVORATIVO

L’utilizzo all’esterno dell’ambito lavorativo dei PC presenta maggiori vulnerabilità e, perciò, bisogna adottare qualche precauzione in più:

  • Alla fine della giornata lavorativa, conservare lo strumento in un luogo sicuro;
  • Non lasciare mai incustodito l’elaboratore in caso di utilizzo in ambito esterno alla società;
  • Avvertire tempestivamente i responsabili informatici nel caso di furto o compromissione del PC;
  • Operare sempre nella massima riservatezza quando si utilizza il PC in pubblico: i dati, ed in particolare le password, potrebbero essere intercettati da osservatori indiscreti;

Nel caso di utilizzo del dispositivo all’interno delle mura domestiche, bisogna evitare che i membri della famiglia (specialmente i bambini) accedano al dispositivo e quindi possano modificare/cancellare file rilevanti, oltre a venire a conoscenza di informazioni riservate e involontariamente diffonderle in rete.

USO DI INTERNET

L’uso di internet sul dispositivo aziendale è strettamente correlato ad esigenze lavorative. È quindi vietato navigare in rete per usi personali con gli strumenti forniti dal datore di lavoro. Quindi nello specifico non è consentito:

  • Visitare siti non lavorativi;
  • Scaricare musica, immagini e/o altro materiale multimediale a meno che non siano necessari alle finalità lavorative;
  • Navigare in siti pornografici, commerciali, finanziari e politici;
  • Usare le chat a meno che non siano necessarie alle finalità lavorative;
  • Collegarsi a siti dei social network (ad esempio Facebook, Twitter, Instagram, ecc.) a meno che non siano necessari alle finalità lavorative;

Aprire la posta elettronica personale (salvo diverse specifiche da parte del responsabile informatico).

SALVATAGGIO DEI DATI

Si raccomanda di non salvare dati in locale (ossia salvare dati sul proprio PC personale) ma di salvarli sempre sul Server aziendale o cloud (a seconda della tipologia adottata dalla società) in modo che essi siano conservati in un luogo sicuro e possano essere eseguiti dei backup su tali file.

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